ARHIVARE ELECTRONICA

Te conectezi de oriunde, oricand
Gasesti imediat ce ai nevoie
Mai putina hartie

Arhivare electronica

Arhivarea electronică a documentelor este un proces firesc si absolut necesar in condiţiile mediului de afaceri actual.
Una din problemele majore cu care se confruntă companiile este legata de timpul foarte scurt în care trebuie să actioneze din cauza nevoii de adaptare la schimbarile care se petrec extrem de dinamic.

Arhivarea electronica a documentelor presupune activitati si procese prin care documentele in format fizic sunt transpuse în format electronic parcurgandu-se urmatoarele etape:

Stabilirea structurii bazei de date - se evaluează arhiva fizică în vederea stabilirii structurii bazei de date precum si definirea regurilor de scanare si indexare a documentelor.
Scanare - se realizeaza preluarea imaginilor de pe documentele originale, cu echipamente specializat de scanare.
Indexare - permite regasirea ulteriora a documentelor într-un mod rapid si facil. Schema de indexare se stabileste de comun acord cu beneficiarul, pentru a se plia pe propriile dorinte de regasire a documentelor.
Crearea fluxurilor de lucru - Fluxurile de lucru reprezintă o succesiune de sarcini intr-o organizatie pentru a obţine un rezultat bine determinat, folosind o implementare pe un sistem informatic. Astfel, fluxul de lucru reprezinta modelarea şi gestiunea informatica a sarcinilor de lucru si a persoanelor implicate într-un proces de lucru. Pentru a obtine o descriere a unui flux de lucru se face o analiză de sus-in-jos a organizatiei. Se analizează organigrama şi regulamentul de organizare si functionare pentru a se intelege si defini obiectivele organizatiei, pentru atingerea carora se propune efectuarea unei serii de actiuni. Actiunile implica derularea mai multor activitati sau sarcini, precum şi cooperarea mai multor membrii ai organizatiei. Aici intervine workflow-ul (fluxul de lucru) : coordonarea oamenilor, a activitatilor in care sunt implicate, a proceselor din care sunt compuse aceste activitati, totul fiind orientat catre indeplinirea obiectivelor organizatiei. Astfel se obtin componentele unui flux de lucru: procesele, informatia care se transmite si oamenii care folosesc această informatie.
Punerea în functiune a sistemelor - Configurarea sistemului in functie de necesitatile si dorintele beneficiarului.
• Mentenanta sistemului - La dorinta beneficiarului asiguram mentenanta post implementare.

 

Accesarea fisierelor şi a documentelor se realizează în timp foarte scurt, cu ajutorul unui motor de cautare personalizat dezvoltat de .

Informatiile pot fi accesate de oriunde, oricând, utilizând chiar si telefonul mobil.
Documentele pot avea diferite nivele de acces, în functie de departament. Fluxul de date si istoricul modificarilor pot fi vizualizate oricand.


Beneficiile implementarii Sistemului Elo:


• Acces securizat la arhiva
• Strategie de arhivare in concordanta cu normele legislative
• Mobilitate, acces web la arhiva
• Flexibilitatea si mobilitatea accesului la informatie prin intermediul smartphone-ului şi a tabletei PC
• Design prietenos si accesibilitate

 

2
Fix: +40 21 313 79 68