Mai putina hartie.
Mai multa libertate.

Intrebari frecvente

Este obligatorie Arhivarea documentelor ?

Conform Legii Arhivelor nr 16/1996 cu modificarile şi completarile ulterioare, arhivarea fizica a documentelor este obligatorie pentru fiecare societate în parte; inclusiv pentru societatatile aflate in proces de lichidare. Pastrarea documentelor trebuie facuta in conditii de siguranta:

  • Nu se depozitează in poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau in incaperi inundabile.
  • Prin depozitele de arhiva se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a cosurilor si canalelor de fum.
  • Rafturile, dulapurile, rastelele etc trebuiesc confectionate din materiale incombustibile.
  • Instalatiile electrice din depozitele de arhiva trebuiesc executate, astfel incat, sa poata fi deconectate din exteriorul incaperii. Corpurile de iluminat se amplaseaza pe axul culoarelor dintre rafturi, la o distanta de minimum 50 cm de arhiva depozitata. Corpurile de iluminat electric cu incandescenta trebuie prevazute cu globuri de protectie.
  • Microclimatul interior se va mentine pe cat este posibil în limitele: temperatura +15°C - +25°C iar umiditatea relativa a aerului între 40-65% pentru arhiva pe suport hartie.

 

Este legiferata arhivarea electronica a documentelor?

Conform Legii Arhivelor Nr.16/1996 republicata in anul 2014, articolul 19, alin 1 se precizeaza: "Operatorii economici pot presta servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor cu valoare practica pe care le detin, denumite in continuare servicii arhivistice, numai dupa obtinerea autorizatiei de functionare din partea Arhivelor Nationale sau a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz." Arhivarea electronica a documentelor presupune parcurgerea urmatorilor pasi: utilizare, restaurare, legatorie si prelucrare arhivistica .Docman detine Autorizatiile de Functionare din partea Arhivelor Nationale pentru a putea realiza serviciul de arhivare electronica intr-un cadru legal.

Cat trebuie sa pastrez documentele ?

Documentele arhivate de IMM-uri sunt, în principal, documente financiar-contabile, de exemplu: facturi, avize, registre de casa, bilanturi, jurnale vanzari si cumparari, registru inventar, registru jurnal, Carte mare s.a cu termen de pastrare 10 ani; chitante, dispozitii de plata, monetare, note de intrare-ieşire, ordine de plata, fise de cont s.a, pentru o perioada de 5 ani, role de casa, pentru respectiv 2 ani, si, nu in ultimul rand, statele de plata pentru 50 ani, documentele de personal 75 ani.
O alta categorie o reprezinta dosarele de personal cu o perioada de retentie de 70 de ani. Contractele cu clientii sau furnizorii, precum si actele aditionale rezultate din acestea reprezinta o alta categorie de documente ale carui termen de pastrare este de 10 ani de la data incetarii acestora. Nu trebuie omise si actele de infiintare, reorganizare a societatilor care se pastreaza permanent.

In rezumat, exista documente permanente, documente cu termen de pastrare lung, documente cu termen de pastrare mediu si documente cu termen de pastrare scurt.

Cat ma costa ?

Din experienta noastra, este intrebarea cheie pentru fiecare client .
Noi zicem si demonstram ca nu te costa nimic, din contra, castigi bani daca ai un sistem de management de documente profesionist.
In regula, dar cat costa ? :)
Nu evitam raspunsul si iti oferim costul serviciului in 48 de ore de la vizionarea arhivei actuale.
Cum facem asta ?
Venim la tine, vizualizam starea arhivei, stabilim impreuna cu tine ce ai nevoie, te ajutam sa iei decizia cea mai eficienta si gasim de comun acord solutiile privind pasii pe care ii vom urma.
Aceasta parte este GRATUITA si nu implica niciun fel de cost sau alta obligatie din partea ta !!!
Oferta nostra este detaliata pe fiecare operatie, veti gasi preturi per fila, per index, per user, per dosar sau per cutie asfel incat alegerea sa fie simpla din punct de vedere al bugetului.
Deasemenea, avem capacitatea de a ne adapta la posibilitatile reale de plata ale fiecarui client; noi negociem de fiecare data in stilul „ambii parteneri castiga” .

Cat de sigur este ?

Stim ca documentele tale sunt doar ale tale si respectem acest aspect de fiecare  data . Noi administram formatul lor si iti garantam prin contract confidentialitatea informatiilor continute in documente.
In cazul in care decizi externalizarea arhivei fizice catre noi oferim o garantie suplimentara clauzei contractuale de confidentialitate si anume posibilititatea sigilarii cutiilor cu documente. In cazul in care sunt solicitate acele cutii la consultare, aceasta se poate face la depozitul nostru intr-o camera securizata sau se pot aduce la sediul tau.
In cazul arhivarii electronice, echipele noastre vin cu laptopuri „goale”, fara conexiune la internet iar documentele scanate se intorc in formatul initial fara a fi afectata starea lor.
Elo cripteaza documentele la 64 biti, ca si comparatie, in sistemul bancar documentele sunt criptate la 16 biti.
Accesul la arhiva electronica se face cu user si cu parola, administratorul de retea putand stabili la ce informatii poate avea acces fiecare utilizator in parte.

Unde imi stochez arhiva electronica ?

Odata cu evolutia tehnologiei, exista multe posibilitati de a stoca informatiile ; intern (pe server propriu) sau data center, Cloud, etc... .
Din experienta noastra iti propunem ca fiind cea mai eficienta, mai stabila si mai sigura solutie sa stochezi informatia pe server-ul companiei.
Astfel ai controlul absolut asupra starii arhivei in conditii in care costul investitiei este minim.
Noi iti oferim back-up pe suport HD extern si, la cerere, mentenanta atat timp cat consideri ca este necesar.

Cum utilizez ELO ?

Elo este un soft cu o interfata extrem de prietenoasa, din experienta, il poti utiliza la un nivel acceptabil in 2 ore; prin urmare, nu ai nevoie de cursuri de trainning speciale, cursuri care vin cu costuri de multe ori substantiale.
Dupa instalare, colegii nostrii ii indruma pe utilizatorii noi oferind si suport la fata locului sau online in prima saptamana dupa instalare in mod GRATUIT .
Iti recomandam sa ne soliciti varianta Demo a softului.

Unde se face arhivarea ?

Noi recomandam ca activitatile de arhivare fizica sau electronica sa se desfasoare la sediul clientului pentru ca se elimina costurile suplimentare legate de transport si de manipulare .
Spatiul necesar desfasurarii activitatii nu depaseste 10 mp si avem nevoie doar de o sursa de alimentare cu energie electrica.
Putem sa prelucram documentele si la sediile noastre in deplina siguranta.

Fix: +40 21 313 79 68